Quy tắc dữ liệu, hình ảnh và ghi âm
Gần như mọi hoạt động trong tài liệu này đều tạo ra dữ liệu về người học: hồ sơ chân dung, ghi âm bài nói, ảnh trong lớp, bảng theo dõi tiến bộ, ghi chú cuộc gọi. Đây là phần dễ bị bỏ qua nhất khi triển khai, và cũng là phần rủi ro nhất. Mục này áp dụng cho toàn bộ 28 hoạt động, không lặp lại ở từng mục.
Ba mức đồng ý cho hình ảnh và ghi âm
Xin đồng ý một lần đầu khoá, bằng văn bản, tách riêng ba mức. Không gộp ba mức vào một ô tick, vì gộp lại thì phụ huynh đồng ý mức một sẽ vô tình đồng ý luôn mức ba.
| Mức | Phạm vi sử dụng | Ai được xem |
|---|---|---|
| Mức 1. Nội bộ dạy học | Ghi âm, ảnh, bài làm dùng để chấm chữa và làm bằng chứng tiến bộ | Giáo viên phụ trách và gia đình của chính học viên đó |
| Mức 2. Trong cộng đồng lớp | Ảnh tập thể, video hoạt động chia sẻ trong nhóm lớp kín | Các gia đình trong cùng lớp |
| Mức 3. Truyền thông công khai | Đăng trang của trung tâm, quảng cáo, tài liệu tuyển sinh | Công chúng |
Bốn quy tắc đi kèm. Một, đồng ý mức nào chỉ dùng đúng mức đó; muốn dùng rộng hơn thì xin lại. Hai, phụ huynh và học viên được rút lại đồng ý bất cứ lúc nào, và khi họ rút thì gỡ nội dung đã đăng chứ không chỉ ngừng đăng thêm. Ba, không lấy việc đồng ý cho mức 3 làm điều kiện để được hưởng ưu đãi hay được vinh danh. Bốn, với người học từ đủ 7 tuổi trở lên, hỏi ý kiến chính em bên cạnh ý kiến của người đại diện, và nếu em không muốn thì tôn trọng, kể cả khi phụ huynh đã đồng ý.
Quy tắc dữ liệu học viên và thiết bị cá nhân
- Dữ liệu học viên thuộc về trung tâm, không phải tài sản cá nhân của giáo viên. Không lưu danh sách, ảnh, ghi âm hay ghi chú về học viên rải rác trong điện thoại cá nhân, tài khoản đám mây riêng hay nhóm chat cá nhân. Nếu cần ghi nhanh tại chỗ, chuyển vào hệ thống chính thức trong ngày rồi xoá bản tạm.
- Chỉ thu thập thứ dùng tới. Hồ sơ chân dung học viên phục vụ việc dạy, không phải nơi ghi hoàn cảnh gia đình, thu nhập, hay tình trạng sức khoẻ. Nếu trung tâm cần lưu thông tin sức khoẻ để xử lý khẩn cấp, thông tin đó nằm trong hồ sơ chính thức có phân quyền truy cập, không nằm trong sổ ghi chép của giáo viên.
- Ghi rõ bằng văn bản: ai được xem loại dữ liệu nào, lưu ở đâu, lưu bao lâu và cho mục đích gì, xử lý ra sao khi giáo viên nghỉ việc, và phụ huynh có quyền yêu cầu xem hay xoá tới đâu.
- Bàn giao khi nghỉ việc: giáo viên rời trung tâm bàn giao toàn bộ dữ liệu và xoá bản lưu trên thiết bị cá nhân. Nội dung này nên nằm trong hợp đồng lao động chứ không phải một lời nhắc miệng.
- Khi có sự cố lộ dữ liệu, có một người chịu trách nhiệm thông báo cho gia đình bị ảnh hưởng, và thông báo sớm hơn là muộn.